Прежде всего, «канбан» является уникальным «инструментом» контроля выполнения работы и распределения обязанностей. Сама система появилась в середине 20 века на заводе TOYOTA и применялась на все уровнях производства – от отдела продаж до склада.
Что собой представляет японская схема контроля проекта
Условно вся система представляется таблицей, которую чаще всего делят на такие столбцы: задача, очередь, в работе, проверка и сделано. Каждый из столбцов представляет определенную стадию проекта. К примеру, определяется вполне сформированная задача в рамках производственного процесса. На совещании (планерке) определяются вполне явные пути ее решения/выполнения (столбец очередь). Задача, находясь в «очереди», получает своего исполнителя – ответственного, после чего переходит в разряд «в работе». После того, как задание выполнено, оно переходит в разряд «на проверке». Т.е. в это время задание проверяется специалистами, оценивается качество работы, допущенные ошибки и прочее. Если все хорошо, то далее задача переходит в разряд выполнено.
Что «канбан – доска» дает на практике
В жизни данная система решает один извечный вопрос, который витает во всех странах СНГ: «Кто ответственный?». Фактически, когда задача идет в работу, назначается сотрудник/отдел, который отвечает за выполнение этой задачи, определяются конкретные сроки, требования и прочее.
Более того, «канбан-доска» позволяет наглядно увидеть, какой из отделов или кто из сотрудников не справляется с обязанностями. Т.е. проблема выделяется не на словах, а путем реального отображения производственного процесса на бумаге, независимо от стороннего мнения.
Также снимается «героизм» с исполнителя. В СНГ сложилась «традиция», что сотрудник должен работать в режиме многозадачности, быть «вездесущим», предвидеть будущее и прочее. На практике такой подход позволяет снять с конкретного отдела «вал работы» и равномерно нагрузить каждого.
Более того, устанавливая определенный лимит задач в каждом столбце, можно на практике узнать возможности отдела/сотрудника и где их предел.
Трудно ли ввести «канбан – доска» на производстве (в отделе)
Сложностей с вводом системы нет по определению. Все, что требуется – желание по ней работать, 10 минутный инструктаж подчиненным. На практике «ассимиляция» рабочего персонала происходит за 3 – 4 недели, чтобы люди могли привыкнуть к системе и ответственности. Спустя 1 месяц руководитель проекта/отдела явно может увидеть, где проблемы и какие из них требуют скорейшего решения.