Термин «Авизо» представляет собой официальное извещение, направленное одной организацией другой, содержащее информацию о совершенной банковской операции (перевод денег, их получение, снижение стоимости товара, отгрузка продукции, изменения формы взаиморасчетов). Авизо – это деловая переписка финансово-материального характера, гарантировано доставленная получателю.
К примеру, бухгалтер предприятия, подготавливая платежные документы, обратил внимание на несоответствие полученной оплаты условиям договора поставки. Если контрагент находится в одном населенном пункте или регионе, то, как правило, проблем не возникает. Поставщику можно перезвонить по телефону, а можно нанести официальный визит, и решить возникшую проблему. Но если поставщик находится за несколько тысяч километров, где плохо работает связь, а почтальоны доставляют корреспонденцию раз в три дня, то это уже становится проблемой, и ее надо срочно решать.
Но и перезвонить по телефону тоже не выход их положения, поскольку этот звонок документально не подтвержден, и нет данных о предъявлении претензии. Для судебных разбирательств это достаточно важный момент, поскольку он влияет на принятие решения.
Да и во внешнеэкономической деятельности такие ситуации могут возникать сплошь и рядом, поэтому реальным бухгалтерским инструментом, становится «Авизо». При помощи этого официального документа, бухгалтер сообщает о возникшей проблеме, и приводит свои аргументы, предложения, факты. Получатель может согласиться с ними, а может и опротестовать.
Если одна сторона договора отправляет другой товароматериальные ценности, и сообщает об этом факте через банк, а до получателя груз не дошел, то он о факте недопоставки, сообщает своему контрагенту. Как стороны дальше поступят в этой ситуации, это их дело, но бухгалтерия предприятия получила официальный документ, который будет основанием для разрешения спора. Да и отчетность не нарушится, когда на это есть основания.
Наибольшую популярность официальное извещение Авизо получило в сфере взаимных расчетов. Это может быть списание пени, отмена штрафных санкций, и другие бухгалтерские операции. Следует отметить, что Авизо оформляется на бланках специальной формы и в документе обязательно указывается номер, дата, сумма, характер совершаемой операции, номер счёта, а также реквизиты и наименование отправителя, получателя, иные важные сведения. Также допускается создание авизо на основании платежных поручений или мемориальных ордеров.
На сегодняшний день существуют различные формы отправки авизо, хотя совсем недавно, существовали только две – почтовые и телеграфные отправления. В век интернета информация может быть предоставлена по электронной почте, скайпу или иным удобным способом.
Взаиморасчеты с использованием Авизо, намного ускоряют процедуру платежей, поэтому обмен сообщения между сторонами, происходит регулярно.