Авансовый отчет – это установленная форма документа, в которой лицо, получившее в кассе предприятия подотчетные деньги, подтверждает их расход, связанный с финансово-хозяйственной деятельностью юридического лица.
Иными словами, авансовый отчет является аргументированным подтверждение расходов, понесенных сотрудником, получившим их в кассе предприятия.
Целей, на которые могут быть потрачены деньги из кассы, достаточно много, но все они должны быть непосредственно связаны с деятельностью компании или индивидуального предпринимателя, а также любых предприятий, вне зависимости от организационной формы.
Когда могут выдаваться подотчетные денежные средства
Самый распространенный пример расхода и подтверждения, полученных в кассе денег, это командировка сотрудника. Проезд, проживание, иные расходы - при возвращении на работу из командировочной поездки, работник прилагает копии официальных документов - чеков, квитанций, билетов. Все они должны подтвердить законность понесенных расходов.
Еще один актуальный пример. Предприятие специализируется на организации общественного питания, и для приготовления блюд, закупает у частных лиц продукты питания. При осуществлении этой процедуры, ответственное лицо получает в подотчет денежные суммы, которые должны быть затрачены на закупку. С продавцом продуктов питания происходит расчет, составляется торгово-закупочный акт, продукты питания поступают на кухню, а отчет в бухгалтерию.
В авансовом отчете ответственное лицо указывает следующие сведения:
- полученную в кассе сумму;
- сумму понесенных фактических расходов;
- остаток денежных средств или их перерасход.
Отчет должен быть предоставлен в течение 3-х рабочих дней (не путать с календарными) лицом, которое использовало денежные средства.
Сроки оформления отчета исчисляются следующим образом:
На следующий день, после окончания действия периода, на который были выданы деньги под отчет, сотрудник составляет детальный авансовый отчет. На практике это выглядит так: сотруднику выдали деньги на 5 дней, для осуществления определенных финансовых операций. Пятидневный срок заканчивается в четверг, значить у сотрудника есть три дня, в которые он должен уложиться. Рабочие 3 дня – это пятница, понедельник, вторник. Соответственно, его отчет должен попасть на стол бухгалтеру, не позднее вечера вторника.
Со дня выхода сотрудника на работу после командировки или после болезни. Исчисления производится таким же образом, как и в предыдущем случае.
Как происходит выдача денег под отчет
Финансовый документ (приходно-расходный кассовый ордер для получения денег), выписывается на основании поданного сотрудником заявления. В заявлении, в обязательном порядке, должна быть указана сумма и срок, на который эти денежные средства необходимы. Руководитель визирует заявление, либо отклоняет его. В таком случае установленная процедура соблюдена, и в случае согласия должностного лица, сотрудник получает деньги в кассе предприятия.
После проверки финансового документа, сотрудник сдает оставшуюся, неизрасходованную часть денег в кассу, либо ему доплачивается перерасходованная сумма. Это происходит в случаях, когда сотрудник на финансово-хозяйственную деятельность компании, организации, предприятия, потратил личные денежные средства.