Как делегировать задачи
Преимущества делегирования
- Появляется возможность сосредоточиться на более важных задачах
- Освобождается время для решения важных личных вопросов
- Сотрудники могут проявить себя, продвинуться по карьере и получить новый опыт
- Развивается доверие
- Освоение новых способов выполнения задач.
Несмотря на эти безусловные преимущества, невозможно просто доверить другому человеку работу. Делегирование предполагает создание в коллективе определенной системы работы: отслеживание этапов, отчетность, контроль и т.д.
Принципы эффективного делегирования
Для многих руководителей это может быть довольно рискованный шаг, ведь они уверены, что лучше, чем они эту задачу никто не выполнит. Часто может дойти до того, что менеджеры высшего звена решают малозначимые вопросы. Чтобы преодолеть эту преграду, нужно в первую очередь понять цель делегирования и помнить, что это крайне необходимо для дальнейшего развития компании.
Когда этот этап будет преодолен. можно переходить к следующему. Делегирование можно разделить на несколько важных составных частей.
Определение того, что будет делегироваться
Эффективное делегирование начинается с определения обязанностей. Как это сделать? Можно составить список того, за что вы несете ответственность, из него выбрать те пункты. которые вы можете передать другому сотруднику.
Выбор человека, который будет выполнять задачу
Для этого необходимо определить в чем именно будет заключаться работа, какие есть в ней нюансы и, исходя из этого, выбрать сотрудника, чьи навыки будут соответствовать требованиям.
Уточнение желаемых результатов
Когда результаты ясны, это позволяет сотруднику использовать свои собственные способности и ресурсы для выполнения задачи. Дополнительным преимуществом эффективного делегирования является то, что человек может найти лучший и более продуктивный способ выполнить задачу или достичь желаемых результатов. Сотрудник должен понимать суть работы, какая ее цель, какие должны быть ее итоги.
Четко сформулированное задание
Определите ответственность и полномочия работника, связанные с делегированной задачей. Четко опишите ожидания, обязанности и сроки. Обязательно спросите сотрудника, все ли ему понятно.
Контроль
Последующие встречи должны быть сосредоточены на двух вещах - мониторинге прогресса и определении необходимой помощи. Количество последующих встреч будет варьироваться в зависимости от масштаба задачи или проекта.
Алгоритм делегирования любой задачи
- Выбор задания для делегирования
- Выбор сотрудника, который получит задание
- Формулировка задания
- Четкое определение целей и результатов
- Feedback - вопросы и предложения от сотрудника
- Уточнение промежуточных дедлайнов и итоговой даты сдачи работы
- Пояснить, что входит в обязанности сотрудника, а что не входить в них
- Промежуточные встречи и контроль за выполнением работы
- Оценка результатов и поощрение сотрудника
- Как контролировать исполнение
На постановке задачи процесс не останавливается. Руководитель или менеджер, который передает работу другому сотруднику должен вести ее процесс до конца. Так, необходимо убедиться, что у человека, взявшего на себя дополнительную ответственность, есть вся необходимая информация, он знает, к кому можно обратиться за помощью и что делать, если все пошло не по плану.
Контроль может строиться на определение дат промежуточных встреч и подведения итогов о проделанной работе. В таком случае, руководитель сможет дать свои комментарии, а подчиненный увидеть, что проект имеет значение, получить новую долю мотивации и продолжить работу, основываясь на обратном ответе вышестоящего лица.
Частота подобных встреч зависит от опыта сотрудника и его загруженности другими проектами. Вопрос дедлайна лучше обсудить с ним изначально, чтобы не получилась неприятная ситуация, когда кто-то что-то не успевает и вся структура работы моментально рушится. Однако не стоит устраивать встречи слишком часто, сотрудник должен уметь сам организовывать свое рабочее время и понимать, какая ответственность на него возложена.
Для описания задач и контроля за их выполнением подойдут многие онлайн-программы и приложения по таск-менеджмента: Asana, Trello, Basecamp, Notion.
Делегирование не простой процесс. Его схема работы должна постоянно анализироваться и изменяться, если на каком-то этапе все идет не так, как нужно. Поэтому старайтесь критически посмотреть на свой предыдущий опыт делегирования и, учитывая его, создать собственный алгоритм действий с основой на наших советах.
Комментарии (0)