9 техник повышения продуктивности работы

Ищете способы работать более продуктивно? Хотите успевать больше дел за меньший промежуток времени? Это весьма похвально, однако не забывайте, что повышение продуктивности вовсе не должно означать взваливания на свои плечи еще большего количества задач и превращения жизни в один сплошной стресс.

Что такое продуктивность?

Продуктивность — это сочетание равномерного распределения всех ваших возможностей, управления временем и использования наиболее эффективных инструментов для ускорения или автоматизации задач. Говорят, что “продуктивность никогда не возникает случайно”. И это правда. Достижение высокой продуктивности — это кропотливая и не всегда приятная работа.

Внесите немного ясности в свой режим

1. Изучите свои ритмы

Вы наверняка замечали, что у каждого из нас есть определенные периоды времени, когда мы более или менее продуктивны. Чтобы узнать свой ритм, можно фиксировать в течение недели те периоды, когда вы чувствуете себя наиболее и наименее активным. У большинства людей пик продуктивности и креативности приходится на утренний период. Возможно, это связано с приливом глюкозы в кровь в утреннее время.

Независимо от того, какой ритм именно у вас, распределите свой рабочий график так, чтобы все самые трудные либо креативные задачи выполнять в тот период, когда вы максимально к этому предрасположены. А менее сложные задачи откладывайте на потом. Конечно, многие из вас не могут полностью подчинить рабочий день своим биоритмам, однако, всегда полезно держать в уме эту технику как идеал для рабочего режима.

2. Ставьте четкие цели

Данная техника кажется очень простой, однако ее выполнение требует определенных усилий. Перед тем, как планировать что-либо, постарайтесь охватить всю картину целиком, дабы убедиться, что ваши цели — четкие и ясные. Как бы очевидно это не звучало, многие люди очень часто тратят слишком много времени на выполнение задач, которые совершенно не приближают их к желаемому результату. Не будьте одним из них

Чтобы использовать этот метод, определите наиболее важные цели дня и разбейте их на несколько небольших выполняемых задач. Во время планирования своего рабочего времени используйте самые важные цели для того, чтобы верно расставить приоритеты. Когда вы почувствуете себя слишком загруженными работой, остановитесь и подумайте, можно ли исключить из своего графика какие-нибудь не слишком важные задачи. Лучше всего записывать все цели на отдельном листке — пусть он служит небольшим напоминанием.

3. Учитесь говорить “Нет”

Пожалуй, эта техника может оказаться самой трудной для многих: мы естественным образом стремимся быть хорошими людьми и помогать всем вокруг. Мантра "Учись говорить "нет" говорит о необходимости проводить между собой и другими людьми четкие границы, а значит принимать взвешенные решения о том, когда окружающие могут обойтись без вас. Если вы действительно хотите найти жизненный баланс и стать более продуктивными, то данная техника должна стать вашим первым шагом.

Спланируйте свой рабочий день

4. Не назначайте встречи и телефонные переговоры на раннее утро

Если есть возможность запланировать время встреч и телефонных звонков, то проводите их после 11:00. Таким образом, у вас будет несколько часов утром, чтобы сделать самую важную работу не отвлекаясь. После нескольких часов концентрации, вы как раз будете готовы к перерыву в 11:00.

5. Выполняйте одну задачу за раз

Наверняка вы слышали об этой популярной технике. Она особенно подходит для тех, кто постоянно отвлекается и делает несколько дел одновременно. Посветив время одному занятию, вы сэкономите немало времени и усилий. Например, ответьте на все письма за один присест или сразу весь отредактируйте текста.

6. Попробуйте “Метод Помидора”

Это техника, широко известная среди тех, кто упорно работает над повышением своей продуктивности. Она означает организацию своего рабочего времени так, чтобы выполнять поставленную задачу за несколько 25-минутных сессий с 5-минутными перерывами между каждой из них. Для этого установите таймер (в оригинальной версии был взят кухонный таймер в виде помидора) на 25 минут. Затем углубитесь в работу. Когда зазвонит таймер, остановите работу и сделайте пометку на бумаге.

Возьмите 5 минут на перерыв и займитесь чем-то не относящимся к работе. Например, можно выполнить зарядку, выпить чашечку кофе, помедитировать, заняться дыхательной гимнастикой, либо просто прогуляться. Затем начните свой следующий “Помидор” (25-минутную сессию). После четырех таких “Помидоров” возьмите перерыв подольше. 

7. Записывайте три наиболее важных цели на следующий рабочий день

Возьмите ручку с бумагой и запишите три наиболее важных цели на следующий день. Данная техника эффективна по нескольким причинам. Во-первых, записывая что-то от руки на бумагу, мы посылаем в мозг сигнал, и подсознательно цель нам кажется более вероятной и выполнимой. Во-вторых, короткий список из трех задач гораздо менее пугает, чем список в электронном варианте, который может быть длиной в целую милю. В-третьих, если вы обозначите цели на следующий день перед уходом с работы, то сэкономите время на следующее утро.

Разберитесь с электронной почтой и мессенджерами

8. Установите расписание для электронной почты

По мнению экспертов, электронная почта и чаты социальных сетей “сжирают” больше всего нашего времени. И когда вы видите входящие сообщения в электронной почте или мессенджерах в режиме реального времени, вы постоянно отвлекаетесь. Поэтому эксперты рекомендуют отказаться от функции уведомлений и открывать эти приложения строго в отведенное временя. Работайте с электронной почтой, а не проверяйте ее!

Когда вы периодически проверяете входящие сообщения в середине процесса работы, то теряете сосредоточенность и энергию. А если электронная почта и месседжеры напоминают о чем-то, что нужно сделать, это лишь добавляет хлопот. Попробуйте хотя бы в течение недели контролировать то, как вы пользуетесь электронной почтой и мессенджерами и проверьте, поможет ли это лучше фокусироваться на работе.

9. Избавьтесь от зависимости

Пользуйтесь различными приложениями для обмена сообщениями, чтобы упростить весь процесс и избавиться наконец от дурной email-зависимости. Есть особенно эффективные приложения для работы с командой людей. Например, можно использовать Telegram, Whatsup, Viber или Messenger для чата. В конце концов, если диалог выходит слишком объемным и загруженным, вспомните и о других способах человеческого общения — о телефонном разговоре или живом общении