Как организовать успешное мероприятие?

Event-менеджеры подобны лебедям: они излучают спокойствие, при этом контролируют самую мельчайшую деталь происходящего. Проведение мероприятия требует постоянной генерации идей, планирования и детального управления, также включает в себя навыки продаж и маркетинга, проектное и финансовое управление, материально-техническое обеспечение. Что необходимо для того, чтобы провести успешное мероприятие?

1. Определить цели

Цель - это отправная точка мероприятия. Организаторы должны спросить себя, почему это событие должно состояться? Допустимые цели могут включать в себя получение дохода, запуск новой кампании, продукта или услуги, продвижение бренда или распространение обучения.

2. Формат и дизайн

Как только определена цель, event-менеджер должен определить формат мероприятия. Например, это будет нишевое мероприятие или масштабное общественное мероприятие? Каким будет оформление? Есть ли тема? Если да, то как тема будет отражаться в содержании события? Создание команды проекта с правильным сочетанием навыков обеспечивает охват всех деталей: от генерации идей и креативности до практического логистического мышления, маркетинга и финансового управления.

3. Планирование мероприятия

Условно, планирование события можно разделить на три этапа: логистика, маркетинг и контент. Каждому мероприятию потребуется подробный проект и финансовый план, разбивающий все эти этапы на временные рамки, ресурсы и обязанности, необходимые для проведения мероприятия. Финансовые вопросы могут также включать в себя вопросы: сколько участников необходимо для безубыточности и как это влияет на денежный поток. Необходимо проработать и план действий при непредвиденных обстоятельствах и продумать риски. Никогда не недооценивайте, сколько времени требуется, чтобы выполнить определенные этапы проекта, иначе могут произойти накладки.

4. Место проведения

Место проведения будет одним из самых крупных статей расхода в бюджете. Необходимо продумать множество деталей. Требуется ли специально построенное место или можно было бы рассмотреть нейтральное пространство, такое как лофт или открытый шатер? Или, может быть, будет место на открытом воздухе? Некоторые из ключевых вопросов, над которыми стоит подумать, включают стоимость и предоставление услуг. Каковы скрытые расходы, такие как, обслуживание гостей, охрана, предоставление первой помощи, мебель, электроснабжение и, самое главное, общественное питание?

5. Питание

Наряду с местом проведения, питание может стать одной из значительных трат и стать причиной большинства отзывов и комментариев. Являются ли поставщики общественного питания привязаны к месту проведения или вы можете принести свои собственные? Каков ваш бюджет на питание и вино на одного гостя? Как вы будете поступать со специальными диетами?

6. Логистика

Другие поставщики, с которыми вам, возможно, потребуется провести переговоры и управлять их действиями, включают вывески, мебель, аудиосистему, визуальные эффекты, напольные покрытия, цветы, официанты, консультанты по вопросам охраны и техники безопасности, маркетологи, дизайнеры, транспорт, страхование, регистрация и многое другое. Это всегда хорошая практика, чтобы получить пару котировок для каждой требуемой услуги, но даже при минимальном бюджете следует проявлять осторожность, чтобы мыслить более широко, чем чистая стоимость при назначении нового подрядчика.

7. Маркетинг и PR

Не стоит недооценивать требуемое время для продвижения мероприятия. Тип события, целевая аудитория, внутренние ресурсы и бюджет будут определять ваш маркетинговый подход. Однако для масштабных общественных мероприятий поиск партнеров по СМИ часто оказывается плодотворным, наряду с прямым маркетингом и пр. Партнеры будут рассматривать это на коммерческой основе, поэтому тщательно подумайте о возможностях, которые вы в состоянии предложить, а также о том, насколько они достигают аудитории, какие преимущества и преимущества дает партнер.

8. Люди

Само собой разумеется, что люди - это самый важный актив. сильная команда по организации мероприятия также важна как и все вышеупомянутые пункты. Ваша команда - это ваша опора. Главное требование к персоналу - способность быстро соображать и принимать меры. Каждому посетителю, который вступает в контакт с вашей командой, нужно видеть команду мечты в действии!

9. Проведение мероприятия

Большой день настал! Помните, что сложность заключается в том, что в ходе мероприятия могут возникнуть проблемы, и когда у вас действительно сильная, опытная и, что важнее всего, хорошо информированная команда - неприятности не страшны.

10. Последующие действия и оценка

Определите, что для вас означает “успешное мероприятие” - это финансовый успех, хорошие отзывы или что-то другое? Самое тяжелое уже позади, мероприятие проведено. Но для избежания ошибок или улучшения своей работы и работы команды, необходимо провести анализ состоявщегося события. Оцените отзывы гостей, обслуживающего персонала, ваших поставщиков и оцените насколько четко и слажено была проведена работа.