Из-за плохой подготовки срываются даже концерты рок-звёзд мирового уровня, что уж говорить о более мелких мероприятиях. Предлагаем список советов для event-менеджера, о том как привлечь заинтересовать людей вашим мероприятием и избежать недоразумений в час Х.

Чтобы кресла не пустовали

1. Видео со спикером

Видео прорекламирует событие и расширит представление о спикере для будущих участников. Такой формат подойдёт лучше, чем текст, ведь здесь харизма спикера играет ключевую роль, а если у него есть фанаты, те точно захотят встретится с ним. Варианты содержания:

  • интервью;
  • приглашение;
  • часть или превью к информации, которая будет озвучена на мероприятии.

Сделать ролик легко, ведь подойдёт и просто записанный разговор по «Скайпу» при качественной связи.

2. Твитнуть и подписаться

Люди пренебрегают Твиттером при продвижении события и совершают ошибку. Эта социальная сеть соотносится с Фейсбуком, почти как Санкт-Петербург с Москвой: разница в два миллиона человек в месяц.

Делайте твиты по каждому поводу:

  • старт продажи билетов;
  • начало акции;
  • неделя до мероприятия;
  • эксклюзивные подробности о мероприятии;
  • день до мероприятия.

Этот список легко дополнить.

После каждого твита расширяйте базу подписчиков. Подписывайтесь на аккаунты тех, кто мог бы заинтересоваться событием. В своём Твиттере закрепите запись с главной информацией о мероприятии и ссылкой на страницу с информацией.

твиттер

3. E-mail

Электронная почта до сих пор служит главным информатором наравне с социальными сетями. Не пренебрегайте ей: постоянно сообщайте пользователям о важных вехах на пути к мероприятию, делитесь интересным контентом. Пусть они не забывают, что скоро смогут посетить крутейший семинар или конференцию. Конечно, не стоит перегибать и спамить ежечасно: раз в неделю с последующим переходом к разу в день ближе к мероприятию.

4. Контент

Контент-маркетинг — мощный инструмент, которым нужно пользоваться. Заведите блог, страницы во всех соцсетях. В ВК и Фейсбуке сделаны специальные типы сообществ — события. Заполняйте эти страницы публикациями, относящимися к теме мероприятия. Чем больше — тем лучше, но нельзя забывать и о качестве контента.

event соцсети

5. Хэштеги

Хэштег сообщает ещё большему числу пользователей о мероприятии, поэтому глупо не использовать этот инструмент. Введите один или два постоянных хэштега, ставьте их вверху каждой публикации.

Чего не стоит делать — хэштег из аббревиатуры. Если вы представляете не BMV, новостные ленты с большой вероятностью смешают контент совсем не с тем, с чем вы бы хотели.

6. SEO-оптимизация

Поисковики тоже помогают в продвижении мероприятий. Причём не обязательно покупать контекстную рекламу. Сделайте оптимизацию каждой страницы сайта, посвящённого событию: добавьте ключевые слова, заголовок, описание. Оптимизацию стоит делать и для каждого видео, фотографии, текста.

7. Ресурсы-афиши

Добавьте информацию о мероприятии на специализированные афиши. Они есть как для всей России, так и для отдельных городов. В столицах афиши для разных тематик мероприятий: бизнес, маркетинг, научные лекции, спорт и т.п. Ресурсы принимают объявления бесплатно, правда иногда нужно связаться с администратором или подождать несколько дней.

Некоторые из афиш:

  • theoryandpractice.ru
  • publishernews.ru
  • rabotavgorode.ru
  • smartafisha.ru
  • vsetreningi.ru

8. Предыдущий опыт

Упомяните о предыдущем мероприятии, если оно проводилось. Добавьте на сайт видео, фотографии, отзывы участников. Можно даже найти их и предыдущих спикеров и узнать мнения. Если прошлый семинар понравился и запомнился, он послужит гарантией качества.

Чтобы людям понравилось

9. Тайминг

Выпускной в школе, лекция в университете, конференция требуют соблюдения временных рамок. Распишите тайминг и прорепетируйте выступления, речи, перерывы. Зрители не оценят, если презентация закончится, а спикер продолжит говорить или если музыка появится не вовремя.

10. Произношение фамилий

Банальный совет, но организаторы по-прежнему часто забывают уточнить произношение имён собственных. Публичная личность подумает, приходить ли в следующий раз на мероприятие, если ведущий неправильно произнесёт её фамилию. Проставьте ударения в списке, как следует прорепетируйте его.

Джон Траволта весело отличился на 86-й церемонии вручения премии «Оскар». Звезда «Криминального чтива» представил певицу и актрису Индину Мензел как Адель Дазим. Такое искажение сыграло на пользу фильму «Холодное сердце», где играла песня Мензел: продажи билетов в кинотеатрах резко возросли. Если обладаете везучестью Траволты и Мензел, сами решайте: путать имена нарочно, или не стоит.

11. Проверьте техническую составляющую

Неважно, презентуете ли вы новый технический продукт или просто используете его как инструмент, убедитесь, что всё работает. Спикеры и ведущие знают, как пользоваться штуками вроде Keynote, PowerPoint, видеоплеера на ютьюбе. Но время от времени что-то идёт не так, и презентация не открывается. Позаботьтесь, чтобы такого не произошло.

Стив Джобс демонстрировал новые продукты Apple, наверное, сотню раз. У него во время выступлений тоже случались разные казусы. Публика с лёгкой руки простит ему эти маленькие недочёты. А вам?

стив джобс

12. Динамичность

Наконец, делайте всё динамичней. Посетители готовы будут закрыть глаза на открывшуюся не вовремя презентацию. Но не делайте так, чтобы они закрывали глаза от желания спать. Для этого уберите лишние моменты — к чему нужны приветственные слова или обращения спонсоров? Очистите расписание мероприятия от процедур, мало имеющих отношение к делу, оставьте только главное. Желательно, чтобы то же сделали спикеры со своими выступлениями. Пусть мастер-класс будет не три часа, а один, зато принесёт пользу и даст нужную информацию без загрузки скучными прелюдиями.