Гайд по удаленной работе

К 2020 1 из 3 американцев будет работать удаленно, к настоящему моменту таких сотрудников насчитывается 54 млн. В России эта цифра не столь велика. По оценкам НИУ Высшей Школы Экономики на 2015 год, количество фрилансеров приближается к 2 млн. Среди главных преимуществ удаленной работы 79% респондентов называют возможность грамотно распоряжаться своим временем и составлять график работы. Как следствие большими страхами для работодателя становятся: оторванность удаленного сотрудника от компании, его невовлеченность в корпоративную жизнь и непонимание основных ценностей и идеологии компании. Чтобы преодолеть эти, казалось бы, огромные сложности есть несколько простых решений.

1. Будьте в контакте: составьте график планерок и звонков

Ключ к установлению грамотных взаимоотношений с удаленным сотрудником так называемые “правила взаимодействия”. В них можно внести скорость ответа на почтовые сообщения, а также составить календарь планерок и ежедневных звонков по рабочим моментам. Онлайн-встречи раз в неделю и обсуждение клиентов, проблем и организационных вопросов сблизит команду и поможет “сверить часы”. Ежедневная оперативная связь также важна. Для этого подходят видео-звонки в Skype и Google Hangouts. Вместо корпоративной переписки по почте стоит использовать групповые чаты в Skype, Telegram или Slack. Эти приложения упрощают восприятие информации, за счет отсутствия ветки из сотен писем. Также эти программы позволяют сотруднику не быть оторванным от компании.

2. Контролируйте разумно

Исчерпывающее количество ежедневных, и даже ежеминутных отчетов провоцирует негативное отношение. Отчетность, безусловно, важна для компании, если вы хотите быть уверены, что рамки дедлайна будут соблюдены. Но не уходите в микро-менеджмент, давайте удаленным сотрудникам высокий градус ответственности и в то же время свободу.

Для контроля выполнения сотрудником конкретных задач используйте привычные KPI, а также программы, позволяющие отслеживать стадии выполнения проекта. Например, ставить задачи и следить за их выполнением, анализировать эффективность и загруженность сотрудника можно в таск-менеджерах: Redmine, Trello, Asana, Мегаплан, Basecamp, Wunderlist, Things, MindNode.

3. Оговорите границы рабочего дня

Не забывайте, что у удаленного сотрудника также есть личная жизнь. Не стоит звонить ночью с рабочими вопросами, или негодовать, что сотрудник вышел в магазин или забрать ребенка из детского сада. Оговорите заранее границы рабочего дня фрилансера. Если в какой-то промежуток времени по личным обстоятельствам сотрудник не может заниматься рабочими вопросами, значит ответы на электронные письма и выполнение отдельных поручений будут происходит позже.

Для более точного подсчета рабочих часов используйте тайм-трекеры: Pomodoro Time Pro, CrocoTime, Большой Брат, Yaware.Online, Стахановец. Такие системы мониторинга позволяют бороться с прокрастинацией и помогают отследить, чем сотрудник занимался в течение дня, в каких приложениях работал, какие сайты посещал и сколько отдыхал. Если удаленный сотрудник должен постоянно быть “на линии”, установите корпоративные IP-телефоны, позволяющие переводить звонки прямо домой или на мобильный телефон.

4. Дайте сотруднику необходимые ресурсы для выполнения работы

Фрилансеру, как и офисному сотруднику требуется оборудование. Озадачьтесь заранее и дайте подчиненному необходимую технику для выполнения работы. Сюда же можно отнести банк знаний с полезной информацией: учебной литературой, полезными статьями, шаблоном коммерческого предложения и договора, успешные кейсы компании, а также рекомендованные ответы для перечня клиентских возражений.

Чтобы работа в команде была сплоченной и чтобы не утонуть в бесчисленных версиях одного и того же документа, организуйте совместную работу с файлами. Для этого подойдет Google Docs (удобен для хранения, совместного просмотра и редактирования текстовых документов, таблиц и PDF-файлов). Для более крупных файлов можно используйте облачное хранилище, например ЯндексДиск.

5. Будьте эмоционально открыты

Для удаленного сотрудника особенно важен эмоциональный рабочий фон. Как говорит, Марк Мортенсен, доцент кафедры организационного поведения в институте INSEAD, ежедневный разговор с удаленным сотрудником работодателю стоит начать с банальных вопросов “ни о чем” (о погоде, детях, важном матче) после чего фрилансер более охотно пойдет на контакт.

Для устранения недопонимания при невербальной коммуникации с подчиненным воспользуйтесь гифками, к примеру с сайта giphy.com. Подборка анимированных картинок для разных рабочих моментов поможет разрядить обстановку и приободрить. Например, простое сообщение: “Отличная работа!” гораздо менее эмоционально, чем подобная картинка.

Кроме того фильтруйте свои сообщения время от времени. Для анализа вашего тона подойдут сервисы Tone Analyzer или Tone Check. Приложения предупредят, если в сообщениях вы звучите слишком грубо, раздраженно или резко.

6. Не забывайте о карьерном росте удаленных сотрудников

Удаленный сотрудник – не наемник, помогающий достичь цели. Так же, как и у подчиненных в офисе, у фрилансеров есть свои мечты и стремления. Чтобы у вашего сотрудника был прогресс в рабочей сфере, достаточно уделять ему один час в неделю для встреч или звонков “один на один”. Политика “одного часа” поможет покрыть различные темы, которые обычно не затрагиваются во время общих планерок, а также получить фидбек. Более того подобный разговор позволит определить личные цели, мотивацию и амбиции удаленного сотрудника. Для фиксации стремлений и прогресса сотрудников подходят приложения: Lighthouse, Social WorkOut, Smart Progress.