9 способов повысить эффективность онлайн-совещаний
Согласитесь, что организовать и провести эффективную личную встречу, порой довольно не просто. Задача усложнилась, когда, внезапно, пришлось перейти в режим удаленной работы и стараться проводить эффективно уже все рабочие и личные встречи онлайн.
Обсуждение текущих дел компании, презентации, клиенты и отчеты — все это при нестабильной видео/аудиосвязи, отвлечении на домашние дела и стресс от всего происходящего в мире.
Придется постараться, чтобы выстраивать наилучший коммуникационный опыт в сегодняшнем виртуальном мире.
Вот несколько методов, которые можно использовать для эффективного и комфортного проведения ваших онлайн-встреч.
Будьте эмпатичным руководителем
На вас, как на организатора встречи, возложена большая ответственность: привести всех участников к успешному результату.
Поэтому, будучи в статусе организатор и руководителя онлайн-митинга, помните об эмпатии. Ваша задача, как ментора — направлять участников в нужном направлении, потому что в такой ситуации каждый разговор вызывает стресс и отвлекает больше, чем обычно.
Один отличный инструмент, который может помочь вам проявить эмпатию — проводить своеобразную «проверку» в начале каждой встречи. Можете начать с простого «Как у всех дела?».
Уделите время себе
Если вы ведете встречу, то вам нужно немного больше концентрации и собранности, чем всем остальным. Сделайте глубокий вдох перед тем, как начать встречу, или, погрузитесь в 5-минутную успокаивающую медитацию.
Начните встречу с четкого вопроса
Не стоит бросаться с места в карьер, и сразу начинать решать рабочие вопросы. Начните встречу с непринужденной и легкой беседы, вовлекайте всех участников в этот разговор. Например, спросите их не просто «Как дела?», а «Коллеги, а у вас сегодня был шанс подышать свежим воздухом?»
Установите личную связь
Как только вы вышли онлайн, поздоровайтесь и поблагодарите за присутствие каждого человека, обращаясь по имени. Людям важно чувствовать, что их видят и слушают.
Как лидер, вы также контролируете первое, что видят ваши участники в онлайн-конференции, а, именно, — ваше улыбающееся лицо! Так что включите камеру и попросите участников встречи сделать то же самое, если они чувствуют себя комфортно. Если нет, ничего страшного. Но ваша камера должна быть включена, чтобы участникам было легче следить за тем, что вы говорите, и чувствовать связь с вами.
Убедитесь, что вы поддерживаете зрительный контакт, глядя прямо в камеру.
Сократите время встреч
Многие из нас, в это трудное время, испытывают дополнительное давление, чтобы оставаться продуктивными и приносить пользу компании. Это может привести к тому, что рабочий день в удаленном формате чрезмерно загружен и у человека попросту нет перерывов. А тот факт, что в большинстве случаев нет разграничений между домашней и рабочей обстановкой, еще больше нагнетает ситуацию.
Лучший способ проявить сочувствие к себе и коллегам в данной ситуации — освободить место в течение дня, переместив собрания со стандартных 30/60 минут на новое значение по умолчанию — 25/50 минут. Эта идея впервые была озвучена Дэвидом Сильверманом, в статье Harvard Business Review в 2009 году.
Кроме того, некоторые календари и планировщики, дают возможность настраивать и изменять продолжительность встреч по умолчанию. Просто заручитесь поддержкой людей в вашей организации, чтобы внедрить новый формат встреч и вы увидите, какова будет их отдача в рамках рабочей продуктивности и положительных эмоций.
Создайте условия для сотрудничества
Каждое выступление должно выполнять определенную цель. Если нет необходимости убеждать, то нет необходимости представлять.
Точно так же, когда вы проводите встречу, вы должны работать над достижением конечной цели, и вам потребуется вовлеченность всех участников встречи, чтобы её достичь.
Если вы думаете: «Нет, мне на самом деле не нужно их участие», то вы можете заработать себе хорошую репутацию, просто отправив электронное письмо или обновив видео.
Виртуальное сотрудничество — это сложная задача, но она полностью выполнима, если вы будете направлять участников.
Дайте четкие инструкции о совместной работе
Стоит ли включать видео? Следует ли отправлять вопросы в чат? Должны ли они участники включать звук, чтобы прерывать вас, если им есть что сказать, или записывать свои вопросы и замечания где-нибудь на онлайн-доске, или в гугл-документе в режиме реального времени?
Кроме того, сообщите им, когда можно будет всем вместе провести обсуждение. В конце вашего выступления? Или каждый сотрудник сможет выступить в порядке очереди? Будет ли встреча разбита на несколько секторов, включающих и время для совместной проработки задач?
Четкая установка ожиданий помогает получить то, что вам нужно как руководителю встречи, и сделать взаимодействие эффективным для ваших участников.
Используйте свои инструменты цифровой совместной работы
Многие платформы для проведения онлайн-встреч имеют встроенные инструменты для совместной работы с интерактивными слайд-аннотациями, быстрыми опросами и интерактивными досками.
Инструменты для совместной работы — это хорошо, но использовать их есть смысл только в том случае, если:
- Они имеют ценность.
- Вы нашли время, чтобы научиться их использовать.
Вкладывайте в приглашение на онлайн-встречу конкретные ожидания
Если у вас еще нет привычки составлять повестки дня встреч и заранее делиться ими с участниками, — самое время начать это делать. Но вы можете сэкономить еще больше времени, указав все ожидания по встрече и основные вопросы, непосредственно, в приглашении.
Нужно ли будет участникам включать видео во время встречи, отключать ли звук чтобы присоединиться к групповому обсуждению, стоит ли перед встречей ознакомиться с дополнительными материалами, и в целом, обязательно ли присутствовать на данной встрече всем, или только некоторым сотрудникам, а все остальные после встречи получат саммари с основными хайлайтами встречи.
Установление четких ожиданий снижает неуверенность и беспокойство.
Результат
Наверняка, вам встречался мем, в котором очень хорошо обыграно все то, о чем писалось выше: «Я думаю, мы наконец-то выясним, какие из этих встреч могли быть обычным имейлом».
Действительно, столько встреч кажутся бессмысленными. Но у вас, как у руководителя, есть шанс во время своих встреч, изменить ситуацию в лучшую сторону.
Всегда четко сформулируйте, чего вы пытаетесь достичь на собрании. Этот совет одинаково важен и для личных, и для виртуальных встреч, но в нынешних реалиях, он намного более важен в виртуальной среде, потому что для совместной работы и достижения взаимопонимания требуется больше времени.
Вам нужно ставить конкретные управляемые цели, которые нужно достичь во время онлайн-встречи, чтобы вы могли быстрее получать результаты.
Получив необходимую обратную связь, завершите встречу, и как можно быстрей, подведите итоги и распишите дальнейшие шаги. Не ждите конца рабочего дня, чтобы сделать рассылку с саммари встречи. Важно не лениться и выделить время на эту задачу, как минимум открыть приглашение на собрание, нажать «Ответить всем» и набросать ключевые моменты, которые вы хотите запомнить для следующей встречи.
Организовать и руководить онлайн-совещанием — это ответственность. А эти рекомендации могут вам помочь заботиться о своих проектах, сотрудниках и о себе как в нестабильные времена, которые мы переживаем сегодня, так и в новой реальности, к которой мы все стремимся.
Комментарии (0)